Офисный переезд. Советы и рекомендации.

Офисный переезд доставляет огромный дискомфорт и является стрессом для каждого сотрудника. Говорят, он равен двум пожарам. Если человек переезжает с одного дома в другой, есть возможность хорошо подготовиться, ведь торопиться некуда! Можно спокойно спланировать свои действия, представить будущий интерьер.

Нюансы офисного переезда

Он, в первую очередь, быстрый. Перед тем как перевезти вещи, мебель и технику, надо определить документы в архив или кладовую комнату. В процессе мувинга часто видишь, что техническое оборудование расставлено на столах в хаотичном порядке, при этом оно перемешано с папками, в которых находятся важные документы.

Подготовка к офисному переезду — задача не из простых! А клиенты могут и не знать о том, что их любимая компания собирается менять месторасположение. В некоторых случаях они приходят без предупреждения, что является дополнительным стрессом для сотрудников. В данной ситуации важно сохранять самообладание, быть вежливым, обходительным, культурным.

Мувинг из одного офиса в другой может привести к тому, что конкретная компания утратит часть посетителей. Чтобы не допустить этого, надо проинформировать их о смене месторасположения в телефонном режиме. В идеале переезд должен занять не более 20-30 часов.

Всем сотрудникам фирмы, в том числе, администрации, следует грамотно спланировать действия. Если мысли о смене локации появились внезапно, нужно сразу же выделить место для документов в архиве (процедура занимает много времени). После этого потребуется проанализировать, сколько времени уйдет на переезд.

Желательно перевозить вещи в пятницу или субботу. В конце рабочей недели клиенты уже готовы к выходным, они с большой вероятностью не будут посещать компанию. В уикенд можно расставить стулья, столы, определить технику в подходящее место. Так вы будете готовы к скорейшему переезду.

Помощь специалистов

Управляющие компаний часто интересуются, доверять ли организацию офисного переезда специалистам. Сложно однозначно ответить на такой вопрос. Следует учесть:

• количество сотрудников;
• количество мебели;
• количество техники;
• количество документов.

Если в штате несколько человек, можно переехать своими силами. Сотрудники аккуратно соберут документацию, упакуют технику, разберут мебель. Директор проконтролирует этот процесс. Через некоторое время можно будет осваиваться в новом офисном помещении. Но если в компании более 6-ти человек, целесообразно обратиться за помощью к специалистам, которые помогают в мувинге.

Они организовывают офисный переезд компании (фирмы) в короткий срок. Стоимость услуг напрямую зависит от объема работ. Вначале человек встречается с сотрудниками, осматривает помещение, дает рекомендации по поводу правильной и быстрой упаковки документов. Также он говорит, куда лучше определить оргтехнику на время мувинга.

Затем специалист осматривает новый офис, через некоторое время называет стоимость работ. Сотрудник компании дает рекомендации относительно правильной транспортировки мебели и технического инвентаря. Профессионалы, занимающиеся мувингом, предоставляют услуги опытных грузчиков. У таких компаний есть автотранспорт, подходящий для конкретного типа перевозок.

Если для транспортировки офисного имущества требуется много грузчиков, компания повышает стоимость услуг. Мувинговые фирмы могут предоставить услуги даже в праздничный день, это одно из основных преимуществ! Специалисты знают все особенности своей работы, они рекомендуют переезжать в ночное время суток, когда на дорогах нет пробок.

Ночью легче выполнять разгрузку и погрузку. В это время работники без проблем эксплуатируют лифт, при необходимости используют свое оборудование. Не следует забывать, что днем в компанию всегда могут прийти клиенты. Ночью удобнее переезжать, нет лишней суеты!

Специалисты без спешки расставляют столы, стулья, оргтехнику, также – подключают необходимую для работы аппаратуру. Утром сотрудники компании смогут прийти на работу и обустроить свои рабочие места. Когда осуществляется переезд, машину с имуществом сопровождает человек, ответственный за эту процедуру.

Заключение договора

Неотъемлемой частью мувинга является заключение договора. Когда компания-перевозчик предоставляет свои услуги, она требует подписать соответствующий договор. Этот нюанс является обязательным, поскольку сотрудники несут ответственность за транспортировку имущества. Договор также гарантирует сохранность мебели, оргтехники и прочих вещей.

Вначале клиент составляет список перевозимого имущества, вносит его в договор. До начала мувинга требуется упаковать техническое оборудование. Специалисты компании предоставляют сотрудникам необходимые материалы – картонные коробы, подходящие по размеру. Рекомендуется подписывать каждый короб, таким образом, будет проще осуществлять транспортировку.

Отдельный упаковочный материал в виде короба предназначен для документов. Документацию, архивы следует распределить по коробкам, указав дату и порядковые номера. Процедуру можно доверить сотруднику, который отвечает за ведение делопроизводства. Если требуется разобрать офисную мебель, следует разложить детали в такие же картонные коробы.

Специалисты, занимающиеся транспортировкой вещей, особое внимание уделяют хрупким предметам, в том числе посуде. Для сохранности изделий из стекла, надо обернуть их бумагой в 1 или 2 слоя, после чего поместить в картонные коробы. Чтобы правильно транспортировать вещи, надо сделать на упаковках соответствующие пометки.

Лучше, чтобы хрупкие предметы при транспортировке были на виду. Для офисного переезда часто выбирают машину марки Газель. После погрузки имущества компания обычно проводит уборку в офисном помещении. Процедура необязательна, но является правилом хорошего тона. Офисный переезд с грузчиками удобен, так как позволяет сэкономить время и усилия!